Сотрудники компании должны понимать, какая существует утвержденная схема движения документов на вашем предприятии и какие действия с документацией может быть необходимо выполнять в процессе принятия заказа от покупателя и оказания услуг.
Содержание статьи:
Документный арсенал
Рассмотрим движение документов в процессе продажи на примере СМИ.
При продаже газетно-журнальной рекламы в процессе обслуживания клиентов продавцы могут использовать следующие технические документы и материалы:
- Описание требований к рекламным материалам;
- Исходные материалы для макета – тексты и фотографии;
- Готовый рекламный материал – оригинал-макет;
- Цветопроба;
- Бренд-бук или иной документ с информацией о фирменном стиле и пр.

Алгоритм действий
Примерная схема движения документов и технической документации (алгоритм действий участников процесса) при подготовке и утверждении рекламного материала может быть следующей:
- Менеджер – клиенту: описание требований к рекламным материалам.
- Клиент – менеджеру: исходные материалы для макета, бренд-бук.
- Менеджер – начальнику отдела (или администратору): исходные материалы для макета.
- Начальник отдела – копирайтеру (и/или бильд-редактору) и дизайнеру: исходные материалы для макета.
- Копирайтер и дизайнер – начальнику отдела: готовый макет.
- Начальник отдела – литредактору: готовый макет.
- Литредактор – начальнику отдела: вычитанный готовый макет.
- Начальник отдела – менеджеру: готовый макет.
- Менеджер – клиенту: готовый макет.
- Клиент – менеджеру: утвержденный готовый макет.
- Менеджер – начальнику отдела: утвержденный готовый макет.
- Начальник отдела – главреду издания: утвержденный готовый макет.
- Главред – дизайнеру издания: утвержденный макет.
- Дизайнер издания – главреду: готовый к печати макет издания.
- Главред – техническому редактору: готовый макет издания.
- Технический редактор – главреду: цветопроба.
- Главред – начальнику отдела рекламы: цветопроба.
- Начальник отдела – менеджеру: цветопроба.
- Менеджер – клиенту: цветопроба.
- Клиент – менеджеру: утвержденная цветопроба.
- Менеджер – начальнику отдела: утвержденная цветопроба.
- Начальник отдела – главреду: подтверждение готовности к печати.
Даже из такого краткого и примитивного описания алгоритма производственного процесса (без описания циклов) создания и размещения рекламных продуктов в СМИ понятно, насколько четко и конвейерно должны работать все подразделения и сотрудники предприятия, чтобы вовремя и качественно выполнить обязательства перед клиентом.
Схема движения документов: Индивидуальный характер
Очень часто главная трудность выполнения принятых обязательств по предоставлению услуг состоит в том, что услуга для каждого клиента может носить индивидуальный характер. Поэтому весь производственный процесс делится на два этапа:
- Создание прототипа индивидуальной услуги под конкретного клиента;
- Выполнение принятых обязательств в соответствии с созданным прототипом.
Т. е. в описанном выше случае размещения рекламы мы сначала создаем некий рекламный продукт, а затем его размещаем в издании. И потерянное время в обслуживании клиента на этапе создания прототипа (уникальные операции) необходимо компенсировать четкой работой на этапе выполнения обязательств (рутинные и конвейерные операции).
По сути, такой же порядок работ применяется при оказании иных услуг.