Схема движения документов и технической документации

Сотрудники компании должны понимать, какая существует утвержденная схема движения документов на вашем предприятии и какие действия с документацией может быть необходимо выполнять в процессе принятия заказа от покупателя и оказания услуг.

Содержание статьи:

1. Документный арсенал;
2. Алгоритм действий;
3. Индивидуальный характер.

Документный арсенал

Рассмотрим движение документов в процессе продажи на примере СМИ.

При продаже газетно-журнальной рекламы в процессе обслуживания клиентов продавцы могут использовать следующие технические документы и материалы:

• Описание требований к рекламным материалам;
• Исходные материалы для макета – тексты и фотографии;
• Готовый рекламный материал – оригинал-макет;
• Цветопроба;
• Бренд-бук или иной документ с информацией о фирменном стиле и пр.

Алгоритм действий

Примерная схема движения документов и технической документации (алгоритм действий участников процесса) при подготовке и утверждении рекламного материала может быть следующей:

1. Менеджер – клиенту: описание требований к рекламным материалам.
2. Клиент – менеджеру: исходные материалы для макета, бренд-бук.
3. Менеджер – начальнику отдела (или администратору): исходные материалы для макета.
4. Начальник отдела – копирайтеру (и/или бильд-редактору) и дизайнеру: исходные материалы для макета.
5. Копирайтер и дизайнер – начальнику отдела: готовый макет.
6. Начальник отдела – литредактору: готовый макет.
7. Литредактор – начальнику отдела: вычитанный готовый макет.
8. Начальник отдела – менеджеру: готовый макет.
9. Менеджер – клиенту: готовый макет.
10. Клиент – менеджеру: утвержденный готовый макет.
11. Менеджер – начальнику отдела: утвержденный готовый макет.
12. Начальник отдела – главреду издания: утвержденный готовый макет.
13. Главред – дизайнеру издания: утвержденный макет.
14. Дизайнер издания – главреду: готовый к печати макет издания.
15. Главред – техническому редактору: готовый макет издания.
16. Технический редактор – главреду: цветопроба.
17. Главред – начальнику отдела рекламы: цветопроба.
18. Начальник отдела – менеджеру: цветопроба.
19. Менеджер – клиенту: цветопроба.
20. Клиент – менеджеру: утвержденная цветопроба.
21. Менеджер – начальнику отдела: утвержденная цветопроба.
22. Начальник отдела – главреду: подтверждение готовности к печати.

Даже из такого краткого и примитивного описания алгоритма производственного процесса (без описания циклов) создания и размещения рекламных продуктов в СМИ понятно, насколько четко и конвейерно должны работать все подразделения и сотрудники предприятия, чтобы вовремя и качественно выполнить обязательства перед клиентом.

Схема движения документов: Индивидуальный характер

Очень часто главная трудность выполнения принятых обязательств по предоставлению услуг состоит в том, что услуга для каждого клиента может носить индивидуальный характер. Поэтому весь производственный процесс делится на два этапа:

• Создание прототипа индивидуальной услуги под конкретного клиента;
• Выполнение принятых обязательств в соответствии с созданным прототипом.

Т. е. в описанном выше случае размещения рекламы мы сначала создаем некий рекламный продукт, а затем его размещаем в издании. И потерянное время в обслуживании клиента на этапе создания прототипа (уникальные операции) необходимо компенсировать четкой работой на этапе выполнения обязательств (рутинные и конвейерные операции).

По сути, такой же порядок работ применяется при оказании иных услуг.

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка...